Auftragsklärung: der wichtigste Schritt im Change-Projekt

Präzises und umfassendes Verständnis der Aufgabe zu Beginn ist ein Muss

Wiesbaden, 25. Juli 2018 – Im Durchschnitt laufen bei den Unternehmen hierzulande fünf bis zehn Change-Projekte gleichzeitig. Doch nur 20 Prozent der Projekte sind erfolgreich, so die Ergebnisse der Mutaree-Umfrage „Macht Change Spaß?“. Warum scheitern so viele Projekte? Die saubere und sorgfältige Klärung der Aufgabe und des Auftrags am Anfang eines Change-Projektes ist ein bedeutender Schritt und Voraussetzung für das Gelingen einer Veränderung. „Klartext reden und nochmals nachbohren. So muss ein Change-Projekt beginnen, denn nur wenn alle Beteiligten ein gemeinsames und genaues Verständnis des Auftrags besitzen, können alle Ressourcen und Maßnahmen zielgerichtet zum Erfolg eines Projektes eingesetzt werden. Unklare Erwartungen oder die Unkenntnis des Kontextes, der vorherrschenden Kultur und der Rahmenbedingungen sind schlechte Voraussetzungen und führen schnell dazu, dass mitten im Projekt Probleme auftauchen“, erläutert Claudia Schmidt, Geschäftsführerin der Mutaree GmbH.

Change-Manager sind keine Hellseher: Fragen Sie nach!

Gescheiterte Projekte vernichten Ressourcen und führen im schlimmsten Fall dazu, dass die Unternehmen langfristig nicht mehr anschlussfähig sind. Claudia Schmidt rät allen Change-Managern dazu, zu Beginn eines Projekts ein deutliches Augenmerk auf die Auftragsklärung zu legen und viele Fragen zu stellen, um das Was, Warum und Wie eindeutig zu klären. „Nehmen Sie sich zu Beginn eines Projektes Zeit. Suchen Sie einen offenen und ehrlichen Dialog, um alle wichtigen Fragen zu klären und um den Gesamtkontext eines Projektes zu verstehen. Schnelle und voreilige Schlüsse bergen zu viele Gefahren“, sagt Schmidt. Welche Fragen sinnvoll sind, erläutert Schmidt im Video auf YouTube.

Auftragsklärung ersetzt jedoch nicht das Projekt-Monitoring

Eine saubere Auftragsklärung zu Beginn ersetzt jedoch keineswegs ein umfas-sendes und regelmäßiges Monitoring im Umsetzungsverlauf eines Change-Prozesses. Projekte können sich im Verlauf wandeln und eine schnelle und gezielte Reaktion auf kurzfristig auftretende Abweichungen oder gar Turbulenzen ist wichtig. „Binden Sie die Mitarbeiter kontinuierlich ein und bleiben Sie im Dialog. So können sie aufkeimende Schieflagen, Widerstände oder gar eine Verweigerungshaltung erkennen und vermeiden“, rät Schmidt. Das Fazit der Mutaree GmbH: Eine sorgfältige Auftragsklärung sowie eine systematische Umsetzungsbegleitung und eine bewusste Steuerung auf Basis der Ergebnisse eines Change-Monitors erhöhen die Erfolgschancen des Veränderungsvorhabens deutlich.

Das Video zum Thema „Auftragsklärung“ der Mutaree GmbH finden Sie auf https://youtu.be/ftZU53kANTs

An der branchenübergreifenden Mutaree-Umfrage „Macht Change Spaß“ beteiligten sich 271 Führungskräfte und Mitarbeiter. Die Ergebnisse erhalten Sie auf Anfrage bei in-fo@mutaree.com.